ERP-System zur Ressourcenplanung Ihres Unternehmens

Auswahl eines ERP-Systems für KMU-Betriebe
Von Philipp Beer, proTask Services ASP GmbH in Dornbirn

Ein ERP-System ist eine komplexe Anwendungssoftware zur Unterstützung der Ressourcenplanung eines gesamten Unternehmens.

Die IT-Anforderungen eines KMU Unternehmens unterscheiden sich heute kaum noch von denen eines Großunternehmens. Oft ist es nur noch die anfallende Datenmenge, nicht aber die Funktionalität die die beiden Unternehmensgrößen unterscheiden.

Philipp Beer - proTask

Bevor ein ERP-System evaluiert wird sollte der Geschäftsführer / Unternehmer ein paar wenige Fragen für sich beantworten, dann fällt die Entscheidung für das zum Unternehmen passende ERP-System leichter und schneller, zudem ist die Entscheidung auch für die Zukunft beständiger.

1. Welche Ziele wollen Sie erreichen – wohin soll die Entwicklung mittelfristig gehen?

Klingt einfach – ist es auch: Nur wer weiß, was sein Geschäft antreibt, kann die richtige Software dazu finden. Sind die Geschäftsziele einmal klar definiert, so können die Prozesse, die zum Erreichen der gesteckten Ziele verbessert oder neu eingeführt werden müssen leicht erkannt werden.
Damit sind auch schon die Funktionalitäten, die das neue ERP-System bieten muss definiert.

Die ERP-Strategie sollte sich an den Geschäftszielen ausrichten, nicht umgekehrt!

2. Wie ist mein Geschäft ausgerichtet?

  • Für ein Handelsunternehmen mit zentralem Telefonvertrieb ist eine optimierte Bestellerfassung mittels Anbindung des Telefonsystems über eine CTI-Schnittstelle von Vorteil.
  • Werden Ihre Kunden jedoch regelmäßig von Ihren Vertriebsmitarbeitern besucht, dann sind aktuelle Daten vor Ort beim Kunden wichtig, hier sind mobile Lösungen mit Smartphones und Tablet-PCs gefragt.
  • Verkaufen Sie Produkte, die für einen Webshop prädestiniert sind, dann sollte der WEB-Shop unbedingt in die ERP-Lösung integriert werden.
  • Für ein Dienstleistungsunternehmen kann ein Servicemodul für den Kundendienst ein „must have“ Kriterium sein.
  • Ist Ihr Unternehmen ein Produktionsbetrieb, so ist die Unterstützung von Stücklisten und Fremdfertigungsprozessen wichtig.

3. Was sollte eine ERP-Software heute bieten?

Funktionalität und Benutzerfreundlichkeit
gehören zu den wichtigsten Auswahlkriterien für ein ERP-System. Hier bieten sich Applikationen an, die den individuellen Anpassungsaufwand minimieren und so künftige Upgrades erleichtern. Für die einfache Handhabung können bei modernen Applikationen Menüs rollenbasiert erstellt werden, so dass jeder Mitarbeiter nur seine Funktionen sieht bzw. verwenden kann.

Bietet die Applikation sogenannte Dashboards an, so kann die Einstiegsseite noch mehr Individualisiert werden und neben einem individuell zugeschnittenen Menü können auch  laufend aktuell benötigte Informationen direkt eingebunden werden.

Mandantenfähigkeit einer Softwarelösung ist heute Standard.

Vor Jahren bei KMU´s noch nicht denkbar, heute jedoch eine ganz normale Situation, dass Klein- und Mittelbetriebe Niederlassungen und Geschäftspartner im Ausland oder gar in anderen Kontinenten haben. Aus diesem Grund muss ein ERP System heute Fremdwährungen unterstützen, mehrsprachig sein und in unterschiedlichen Länderausprägungen zur Verfügung stehen.

Immer mehr Geschäftsfälle werden heutzutage von unterwegs erledigt. Selbstverständlich sollte Ihr neues ERP System vollständig integrierte Schnittstellen zu Smartphones und Tablet-PCs anbieten.

Mit diesen mobilen Anwendungen haben Sie und Ihr Vertriebsteam immer und überall Zugriff auf Ihre Geschäftsdaten, können Kunden und Partnerdaten verwalten, Freigaben erteilen, Reports lesen und somit Ihr Unternehmen auch von unterwegs sicher führen.

Wie schaut es aus mit der Einbindung von Social Media Netze ins Marketing, kann

Google Maps in die Lösung eingebunden werden, z.B. für die Optimierung der Routen für Zusteller und Wartungstechniker.

Für Betriebe die spezielle Branchenlösungen brauchen sollte die Möglichkeit bestehen, Lösungen von Drittanbietern nahtlos in das ERP-System einzubinden.

Folgende Funktionen sollte ein ERP-System für KMUs bieten:

Finanz- und Rechnungswesen Kostenrechnung
Kundenverwaltung Customer Relationship Management (CRM)
Einkauf Vertrieb
Lager- und Bestandsführung Logistik
Kundendienst / Service Berichtswesen und Verwaltung
Anbindung von Smartphones und Tablet-PCs Integrierter Report Generator
Archivierung WEB-Shop Anbindung

Vorteile für Ihr Unternehmen:

Schnelle Einarbeitung

Eine einheitliche Benutzeroberfläche angelehnt an die, den meisten Mitarbeitern bekannten Windows Bedienerfunktionen ermöglicht eine schnelle Einarbeitung.

 

Einmalige Datenerfassung

Das ERP-System als integriertes System erspart  umständliche und fehleranfällige Mehrfacheingaben  in verschiedenen Programmen mit vielleicht noch unterschiedlichen Benutzeroberflächen.
Die Daten aus Kundenangeboten können automatisch in einen Kundenauftrag übernommen werden. In der Folge kann aus dem Kundenauftrag automatisch eine Lieferung generiert werden und gleichzeitig aus diesen Daten die Faktura erstellt werden. Genauso können die Daten aus einer Lieferung in einen Retour übernommen werden. Das bedeutet zum einen eine enorme Zeitersparnis und  zum anderen fehlerfreie Daten.

Zeitaktuelle Daten

Der größte Vorteil einer zentralen Datenhaltung auf Basis eines Datenbanksystems liegt sicherlich in der Aktualität der Daten auf die jeder Mitarbeiter je nach Berechtigung Zugriff hat.

Fundierte Entscheidungsgrundlagen

Die Geschäftsleitung hat eine umfassende Sicht auf alle Aspekte Ihres Geschäfts und kann Ihre Entscheidungen auf einer zeitnahen und soliden Datenbasis treffen.

Entlastung  vom Tagesgeschäft – Konzentration auf wichtige Entscheidungen

Durch Vorgabe von Schwellwerten, Ober- Untergrenzen können durch das ERP-System Warnmeldungen generiert oder Workflows angestoßen werden. Das Management kann sich somit auf wichtige Entscheidungen oder den Ausbau des Geschäftes konzentrieren.

Kurze Installationszeiten und geringer administrativer Aufwand

Ein integriertes ERP System ermöglicht kurze Installationszeiten und geringen administrativen Aufwand.

Frühzeitige Erkennung von Systemengpässen

Mittels automatisierter Überwachungswerkzeuge werden frühzeitig, mögliche Systemengpässe erkannt und Sie werden über Mail oder andere Nachrichtenwege darüber informiert.

Für weitere Fragen steht Ihnen Philipp Beer gerne zur Verfügung: Tel. 05572 36565-303

E-Mail: office@protask.at
Homepage: www.protask.at

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